À qui s’adresse ce guide?
Un point de départ adapté.
Directions, trésoriers, conseils d’administration et responsables administratifs d’OBNL et de coopératives au Québec.
1. Fermer les registres comptables
- Rapprochez les comptes bancaires, cartes, placements et emprunts à la date de fin d’exercice.
- Validez les revenus reportés, subventions à recevoir, dépenses payées d’avance et charges à payer.
- Révisez les contributions affectées, fonds réservés et restrictions imposées par les bailleurs de fonds.
- Confirmez les comptes clients, fournisseurs, immobilisations et engagements contractuels.
- Documentez les écritures inhabituelles et les estimations importantes.
2. Préparer la reddition de comptes
- Rassemblez les ententes de financement, budgets approuvés et rapports exigés par les bailleurs de fonds.
- Comparez les dépenses réelles aux budgets de projets et expliquez les écarts importants.
- Préparez les listes de membres, administrateurs, dirigeants et changements de gouvernance.
- Coordonnez le rapport d’activités et les données non financières avec les états financiers.
3. Identifier les déclarations applicables
- Confirmez si une T2, une T1044, une CO-17, une CO-17.SP, une T3010 ou une autre déclaration est requise selon le statut de l’organisation.
- Révisez les obligations de TPS, TVQ, paie, relevés et sommaires annuels.
- Vérifiez les mises à jour et déclarations annuelles auprès du Registraire des entreprises.
- Ne présumez pas qu’une exonération d’impôt élimine toutes les obligations de déclaration.
4. Préparer le conseil et l’assemblée annuelle
- Planifiez l’approbation des états financiers et les résolutions nécessaires.
- Pour une coopérative, préparez le rapport annuel dans les six mois suivant la fin de l’exercice et prévoyez sa présentation aux membres.
- Après l’assemblée annuelle d’une coopérative, prévoyez la transmission du rapport annuel au gouvernement dans le délai applicable.
- Archivez les procès-verbaux, états financiers approuvés, rapports et confirmations de transmission.